Golfbaan Kromme Rijn (GKR) heeft in maart een de aanbesteding gehouden voor het onderhoud aan de golfbaan voor de de komende vijf jaar. De begeleiding van de aanbesteding en het schrijven van het Programma van Eisen (PVE) is verzorgd door NLadviseurs. Er is gekozen voor een opzet waarbij de aannemer gaat aantonen dat de vereiste kwaliteit tijdens de contractperiode wordt behaald. We noemen dit output gestuurd golfbaanonderhoud. Ofwel: prestatieinkoop. Een methode die al langer gangbaar is binnen bijvoorbeeld de bouw, infra en vastgoedsector, maar nog niet in de golfwereld. Hieronder leg ik uit wat output gestuurd golfbaanonderhoud precies is en waarom het een verbeterde manier van aanbesteden is. Niet alleen dat, maar ook een betere methode is om de golfbanen in Nederland naar een hoger niveau te tillen. Lees gerust verder!
Wat is output gestuurd golfbaanonderhoud?
Waar normaliter een bestek wordt geschreven, wordt er nu een Programma van Eisen opgesteld (PvE). Hierin staat duidelijk omschreven hoe de staat van de golfbaan op dat moment is. Hierop kan de eventuele aannemer een plan opstellen waarin ze hun aanpak van de problemen en de raming van de kosten uiteenzetten. Dus in plaats van precies te vertellen wat er moet gebeuren, leg je de verantwoordelijkheid bij de eventuele aannemer. Zo kun je direct zien welke eventuele opdrachtnemer het beste aansluit bij jouw wensen en eisen. Hieronder een goed metafoor uit het boek Prestatieinkoop.
Een illustratie. Stel, je wilt een berg beklimmen, laten we maar de Mount Everest nemen. We zoeken een ervaren bergbeklimmer die ons kan begeleiden naar de top. Welk van de twee volgende werkwijzen is dan meer aan te raden:
- Scenario A: we zoeken naar een zeer ervaren bergbeklimmer, die vaker de Mount Everest heeft beklommen.
- Scenario B: we huren een bergbeklimmer in en vervolgens:
- Vertellen we hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken;
- Vertellen we hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen;
- Vertellen we hem hoe hij zijn team moet samenstellen;
- Vertellen we hem dat het best sneller kan;
- Vertellen we hem dat het goedkoper kan;
- Huren we nog anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen.
Scenario B is misschien ietwat gechargeerd, maar in de praktijk werkt het vaak wel zo. Het is menselijk om graag alle touwtjes in handen te willen hebben, maar in veel gevallen kun je het beter aan de expert overlaten.
Mijn persoonlijke ervaring met Prestatieinkoop
Doordat je de verantwoordelijkheid krijgt om een bepaald prestatieniveau te behalen, haal je het beste uit jezelf en de organisatie die je vertegenwoordigt. Ook werkt het motiverend en heb je door de contractvorm meer commitment met de opdrachtgever. Het is veelal gebaseerd op partnership.
In golfbaanonderhoud is de gewenste output prima te meten op spel -en cultuurtechnisch en agronomisch gebied. Dit kan samen met de baancommissaris en/of baanmanager gebeuren. Het handboek Onderhoudskwaliteit Golfbanen is hier een prima leidraad voor. Hier te downloaden.
Deze methodiek is niet alleen voorbehouden in de situatie dat een golfbaaneigenaar wenst uit te besteden, maar als het gaat om het eigen greenkeepingteam van een golfvereniging. De hele exercitie kan je dan optuigen met de hoofdgreenkeeper en wordt dan vastgelegd in het baanbeheerplan.
Het advies hierbij is wel om naast de metingen van de aannemer/hoofdgreenkeeper eenmaal per jaar een onafhankelijke adviseur in te huren (agronoom) om de gemeten waarden te objectiveren.
Bonus malus
Een malus is in de klassieke bestekken is gebruikelijk. Om ook een bonusregeling af te spreken en op papier te zetten is men vaak erg huiverig. Echter kan het zeer motiverend werken voor een contractant en/of je eigen personeel. Het is met name de uitdaging om vast te leggen bij welke behaalde doelen men een bonus verdient en op welke manier deze omgezet kan worden.
Golfbaan Kromme Rijn en De Ridder B.V.
De aanbesteding van Golfbaan Kromme Rijn is gewonnen door firma De Ridder B.V. uit Soesterberg. Het contract gaat in principe uiterlijk op 1 januari 2019 in heeft een duur van minimaal 5 jaar.
